推行電子化 審計署深圳辦檔案信息利用效果顯著(07-11-22)
自去年開始,審計署逐步推行檔案電子化工作。審計署駐深圳辦該項工作起步較晚,但進展較快。該辦于2007年6月初步完成了電子檔案庫的建設(shè)。該項工作完成以來,在機關(guān)管理中發(fā)揮了良好的作用,審計人員充分感受了檔案電子化、管理信息化帶來的極大便利,也深切地體會了審計署組織開展這項工作的深遠意義。
該辦在電子檔案庫的建設(shè)過程中,充分考慮了機關(guān)管理的需要,除了將2007年度以前形成的文書檔案和審計檔案掃描入庫外,還將基建檔案以及平時查找較多的編研資料等全部掃描入庫。今年6月底,該辦電子檔案的查、借閱系統(tǒng)正式啟用,短短4個月期間,全辦干部查看、借閱電子檔案累計達1066人/次,按在職干部人數(shù)計,人均閱檔14次。既滿足了審計人員對審計檔案的借閱需求,也滿足了機關(guān)管理人員對其他資料的借閱需求。此外,通過直接打印的方式,為外單位提供審計情況資料1386頁,不僅避免了拆釘、復(fù)印等手段對檔案實體造成的損傷,也大大提高了檢索查詢的速度,最大限度地減少了檔案管理人員的工作量。
今年10月,該辦啟動辦公樓維修改造工程,在工程施工期間,更加充分地體現(xiàn)了電子檔案庫的優(yōu)越性。開工前,為保證檔案實體的安全,辦公室將所有紙質(zhì)檔案打包裝箱,從施工區(qū)域轉(zhuǎn)移到安全場所,由于保管場所較小,也為了減少日后檔案實體歸位帶來的重復(fù)勞動,對113箱檔案資料實行封存管理,完全依靠電子檔案庫實現(xiàn)各類借閱查詢。10月中旬,財政部駐深圳市財政監(jiān)察專員辦事處開展了對該辦的財務(wù)檢查,該辦需要給檢查組提供大量的歷史資料,檔案管理員通過電子檔案庫,滿足了檢查組提出的所有公文查找需求,在辦公區(qū)域工程施工、辦公條件極不完備的特殊時期,該辦高效率的工作和良好的配合得到檢查組的好評,期間沒有動用任何檔案實體。
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